각 건물에는 사무실 등의 안내도를 설치하고 각 사무실 입구에 담당자 성명 및 담당업무가 표기된 업무안내판을 부착하여 민원인께서 신속하게 담당자를 찾으실 수 있도록 안내하겠으며, 직원들의 자리에도 명패를 비치하여 담당자를 쉽게 찾도록 하겠습니다.
고객이 방문하시면 일어서서 "안녕하십니까? 무엇을 도와드릴까요?"라고 반갑게 인사를 하며 맞이하고, 업무 처리 중에 고객이 방문하셨을 경우 하던 일을 잠시 멈추고 고객에게 자리를 제공하겠습니다.
찾으시는 담당직원이 전화 통화중일 때에는 메모를 전달하여 오래 기다리시지 않도록 하고, 자리에 없을 경우에는 다른 직원이 대신하여 용건을 정리하여 담당자에게 전달하고 담당자가 돌아온 후 고객께 전화 등으로 연락드리도록 하겠습니다.
고객께서 일을 마치시고 돌아갈 때에는 "안녕히 가십시오"라고 정중히 인사하겠습니다.
전화로 서비스를 요청하시는 경우
전화는 벨소리가 3회 이상 울리기 전에 받겠으며, 받을 때에는 "안녕하십니까? ○○과 ○○○입니다"라고 인사를 한 후 친절하게 응대하겠 습니다.
전화를 담당직원에게 연결할 경우에는 고객이 같은 내용을 재차 말씀하시는 일이 없도록 통화내용의 요점을 미리 설명 후 연결해 드리겠으며, 전화가 끊길 경우에 대비하여 "만약 전화가 연결되지 않으면 ○○과 ○○○○번으로 전화하셔서 ○○담당을 찾으십시오"라고 안내하여 드리 겠습니다.
고객께서 찾으시는 담당자가 자리에 없거나 즉시 전화를 받을 수 없는 경우에는 전화를 건 고객의 이름, 용건, 전화 받은 날짜와 시간, 전화번호 등을 메모한 뒤, 받은 직원의 이름을 기재하여 담당자에게 전달하겠으며, 대행처리가 미흡하였을 경우 전화를 드리도록 하겠습니다.
고객과의 통화가 끝났을 때에는 "감사합니다. 안녕히 계십시오. 좋은 하루 보내세요." 등 끝인사를 한 다음 고객께서 전화를 끊으신 후에 수 화기를 내려놓겠습니다.
홈페이지 좌측 [검색]창에서 부서 또는 인명으로 전화번호를 아실 수 있도록 안내해 드리고, 컴퓨터 사용이 불편하신 분은 대표전화번호 (061-750-3114)를 통하여 신속하고 친절하게 안내해 드리도록 하겠습니다.
문서로 서비스를 요청하시는 경우
고객의 민원서류는 3시간 이내에 처리부서에 전달하겠으며, 처리부서 담당자 접수 후 1일 이내로 접수사실 및 처리계획을 전화 또는 전자우편 등으로 고객께 연락드리겠습니다.
고객이 제출하신 민원은 법정처리기한까지 기다리지 않고 다른 업무에 우선하여 처리하겠습니다.
민원 성격상 신중한 검토와 협의가 필요하여 처리기한이 7일 이상 걸릴 경우 그 사유와 진행상황 처리예정기일을 알려드리겠습니다.
회신내용을 구체적으로 알기 쉽게 기재하겠으며, 특히 민원을 각하(却下) 또는 기각(棄却)하는 경우 그에 대한 이유, 불복(不服)방법 등을 자세히 설명하여 의문의 여지가 없도록 하겠습니다.
회신 내용에 대한 담당직원의 성명과 연락처를 표시하여 처리 결과에 대한 확인이 가능하도록 하겠습니다.
민원처리 결과는 수용(受容), 불수용(不受容), 가능, 불가능 등 결과만이 아니라 상세한 설명을 덧붙여 회신해 드리겠습니다.
회신할 때에는 딱딱하고 난해한 표현보다는 부드럽고 평이한 표현으로 하고, 전문용어는 이해하기 쉽도록 풀어서 해 드리겠습니다.
인터넷으로 서비스를 요청하시는 경우
고객께서 궁금해 하시거나 요구하시는 사항의 편리한 처리를 위하여 홈페이지 자유게시판, 교직원용 전자게시판, [열린총장실]코너 등을 적극 운영하겠습니다.
인터넷을 통한 질의 및 요청 사항 등에 대하여는 1일(24시간) 이내에 처리하도록 하고, 의사결정자의 부재 등으로 처리가 늦어지는 경우에는 중 간처리상황을 회신해 드리도록 하겠습니다.
고객의 인터넷 민원신청에 불편함이 없도록 365일 중단없이 홈페이지가 운영되도록 관리하겠으며, 홈페이지 정비 등으로 부득이 서비스를 중단 할 경우에는 충분한 시간을 두고 이를 예고하여 불편이 없도록 하겠습니다.
민원처리에 대한 이행기준
접수된 민원은 신속정확하고 공명정대하게 처리하겠습니다.
성별, 종교, 사회적신분, 출신지역 등 어떠한 이유로도 고객을 차별하지 않고 공정하게 처리하겠습니다.